“De Abogados a Diseñadores Legales”

Palabras clave: Legal Design, Diseño Legal, Innovación Legal, Innovación Jurídica, Derecho Futuro, Legaltech

Muchas profesiones tradicionales han evolucionado de forma exponencial en los últimos años, y los abogados encabezamos esa lista.

Pero una de las limitantes que el nuevo contexto nos presenta, es el pensamiento cuadrado y rígido con el que usualmente nos asocian. Probablemente, a gran parte del gremio se le dificulte imaginar nuevos procesos, o nuevas formas de prestar servicios legales, y es totalmente normal. Simplemente, es la consecuencia de una formación académica esquematizada, con metodologías antiguas, que no dan cabida a la creatividad.  La suma de estos factores, ha creado una falsa idea de lo que un abogado “debería ser o hacer”.  Entonces, ¿cómo enfrentar los retos que nos impone una sociedad que está ahora más digitalizada que nunca? Pues, a través de la creatividad, apoyada en el uso de herramientas tecnológicas y adoptando un pensamiento innovador.

 

El ‘Diseño Legal’ o ‘Legal Design’, término que cada vez se vuelve más popular, es una herramienta basada en ‘Design Thinking’[i]que convierte a profesionales del derecho en activos empresariales capaces de mejorar procesos, contratos, leyes, políticas, diseñar artefactos tecnológicos y servicios; incluso, analizar y anticipar cuál será el comportamiento a futuro de los usuarios de servicios legales.

En este artículo, más que explicar el proceso, me enfocaré en resaltar las cualidades de un diseñador legal vs un abogado tradicional.

Del pensamiento rígido a un pensamiento de diseño…

Brindar servicios a través del diseño, coloca al usuario de servicios legales en el centro. En el caso de las personas, lo conceptualiza como un ser humano que necesita resolver problemas, en lugar de verlo simplemente como un cliente. Y cuando se trata de empresas, se enfoca en entender a los individuos que colectivamente componen la cultura de la empresa, e impulsar de forma colaborativa la resolución de situaciones complejas.

Trabajar en base a datos y no en precedentes

Para resolver problemas con un enfoque basado en diseño, utilizamos datos en vez de precedentes. Nos sumergimos en el mundo del usuario, con el fin de descubrir sus necesidades reconocidas y no reconocidas.

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Publicado en el Blog ‘A Definitivas’

“La necesidad de un buen diseño de «UX» para plataformas de Legaltech”

Palabras clave:  interaction design, ux design, legaltech, new law, user experience, experiencia de usuario, diseño de UX, interfaces, plataformas legales.

Así como el concepto Legaltech se ha vuelto tan famoso, y los desarrolladores han encontrado en la industria legal un nicho para generar negocios; es importante entender, que no todas las plataformas que hay en la plaza son las más eficientes, y una de las razones principales, es que les hace falta un buen diseño de Experiencia de Usuario (UX).

Pero en ¿de qué se trata este concepto UX?  La experiencia del usuario en esencia, consiste en recordar que tus clientes y empleados ante todo son personas, con emociones y puntos de vista distintos.

Todas las cosas que usamos en nuestra vida diaria como nuestra computadora, el celular, influyen en cómo nos sentimos cuando las usamos. Ese sentimiento puede ser tan bueno, como por el contrario, si la experiencia al utilizarlo es lenta, confusa, complicada, puede afectar tu día entero.  El papel de los diseñadores de UX es comprender cómo afectan al colectivo los productos que diseñan, y cómo se pueden desarrollar para mejorar la experiencia del usuario y, por consiguiente, a mejorar sus vidas.

Para un despacho legal, un buen sistema de gestión de casos debería ser sencillo, facilitar el flujo de trabajo, no dificultarlo, y lograr las cosas en el menor número de pasos y tiempo.

Antes de tomar la decisión de invertir en una plataforma Legaltech analiza ¿Cómo se siente la interacción al usar la plataforma? ¿Es una plataforma intuitiva?¿Te resulta fácil encontrar la información?

El diseño de interacción

La vida de los abogados es manejar información en grandes cantidades, y un sistema de administración de casos con una excelente experiencia de usuario significará inevitablemente, que los empleados dedicarán menos tiempo a llenar formularios y tendrán más tiempo para hacer las cosas que hacen muy bien, por ejemplo atraer más clientes.

Si tu sistema de gestión no tiene un buen diseño de interacción, hará más daño que bien. Se utilizará de forma incorrecta, lo que resultará en errores costosos y lentos que frustrarán a tus clientes y empleados. Por ello, es imperativo que tengas en cuenta la forma en cómo se da la interacción entre el sistema y tus usuarios.

Una forma de lograrlo, es solicitándole a la empresa desarrolladora, que te permita utilizar el sistema al menos por diez días, para que tanto empleados como clientes puedan probarlo y dar sus opiniones al respecto. Si la experiencia no es buena, lo más probable es que los usuarios no vayan a hacer el esfuerzo de volver a intentarlo, y seguirán haciendo su trabajo de forma manual.

El diseño de la plataforma debe ser intuitivo

En una plataforma de Legaltech que en teoría, fue creada para reemplazar las funciones humanas y facilitar la vida de los que trabajan en la industria legal, es importante que cada ícono, cada enlace, tenga una razón para estar donde está, y que todo fluya de forma lógica, porque no habrá un humano detrás que pueda resolver las dudas.

Fig. Entorno Físico

Fig. 1 Entorno Físico

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“Legal Design y UX” para mejorar la experiencia de los usuarios en el E-commerce

Palabras Clave: abogados, legal design, contratos, documentos legales, sitios web, diseño legal, comercio electrónico, innovación, usuarios, creatividad, términos y condiciones, user experience, experiencia de usuario, ux, diseño de interacción, interaction design.
¿Qué es lo primero que pasa por tu mente cuando te mencionan los conceptos ‘términos y condiciones’, ‘políticas de datos personales’ y ‘política de cookies’? Seguramente te imaginas paredes de texto, con letra diminuta y cargadas de jerga legal incomprensible, ¿Cierto?

 

Ahora te hago otra pregunta, ¿Qué sientes cuando te vez obligado a aceptar esos documentos largos y complejos antes de comprar un producto o un servicio en línea?  Si en tus respuestas están incluidas las palabras pereza, aburrimiento o molestia ¡felicidades! no eres el único.  La buena noticia, es que hay métodos para rediseñar y organizar los documentos legales en las páginas web, convirtiéndolos en documentos agradables a la vista, para que cualquier persona aun sin tener una formación legal pueda comprender. ¡Hablamos de Legal Design y UX!.

Legal Design y UX en el E-commerce

Iniciar un negocio de e-commerce, no es tan sencillo como montar una página web reemplazando fotos de una plantilla. Las tiendas online deben esforzarse el doble, para atraer la atención de los usuarios y para ello, las emociones, los sentimientos y la forma en como reciben la información, juegan un papel fundamental.

A través del Diseño Legal y el Diseño de Experiencia de Usuario (UX), podemos convertir la tediosa tarea de leer documentos legales complejos, en experiencias agradables y sencillas, que empoderen a los usuarios, ayudándoles a tomar decisiones de compra bien informadas. Esto genera una sensación de confianza y de transparencia en el negocio.

Cuando nos referimos al término ‘UX’ (User Experience), hablamos de todos los procesos que llevan a cabo los usuarios cuando interactúan con un sitio de internet, para que tengan una buena experiencia al navegar.

El diseño de ‘UX’, tiene la capacidad de incrementar la usabilidad de una plataforma digital, porque previamente se ha analizado la data obtenida en las investigaciones de experiencia de usuario, y en las pruebas de la plataforma antes de su lanzamiento. Este proceso, también puede impactar el buen o mal diseño de la sección legal de una tienda virtual.

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Legal Design y los Programas de Cumplimiento Centrados en los Usuarios

Palabras Clave: abogados, legal design, compliance, innovación, usuarios, programas de cumplimiento, ética, creatividad.

Susana, es una joven de 28 años que comienza hoy su primer día trabajo como gerente de ventas en una Startup que produce insumos médicos. En el paquete de documentos que firmó a su entrada, se encontraban el código de ética y las políticas de cumplimiento de la empresa. Al ser una empresa pequeña, no cuentan con la figura de un Oficial de Cumplimento, por lo que ningún empleado recibe entrenamiento en la materia.

A los 6 meses, Susana es abordada por Carlos uno de sus clientes más importantes, que a la vez, es el mejor amigo de su jefe, y le solicita que le “fabrique” una cotización de productos con precios inflados, para participar en una licitación pública. Susana por temor a perder su trabajo accede. Situaciones como las de Susana, ocurren a cada minuto en distintas corporaciones, producto de una mala gestión de cumplimiento y ética empresarial.

La ética empresarial, no se trata de documentos que contengan los valores y principios que deben guiar las actuaciones de una empresa. Tampoco podemos reducirla a la famosa “Responsabilidad Social Empresarial”, porque no es lo mismo hacer cosas éticas, que hacer cosas de manera ética. Para los profesores Fernández y Díaz de la Cruz (2015), la ética es “el ejercicio responsable de la libertad en busca del bien, tanto en el ámbito profesional y social; se trata de un proceso de reflexión que implica el uso de la razón para encontrar claves que nos orienten y guíen en nuestras acciones y decisiones” (69-118).

Bajo esta premisa, el Oficial de Cumplimiento, tiene el gran reto de ejercer un papel clave como propulsor de una cultura corporativa basada en la integridad, en la ética, y en la adopción de medidas que velen por su aplicación y no solo por su lectura.  En este contexto, es necesario preguntarnos: ¿Por qué algunos programas de cumplimiento fallan? ¿Qué le impide a los trabajadores adoptar las políticas de cumplimiento de su empresa? Algunas causas comunes:

  • Ausencia de liderazgo de la alta dirección.
  • Política de denuncias inexistente o débil.
  • No involucrar a los usuarios y sus necesidades.
  • Ausencia de herramientas adecuadas de monitoreo…SEGUIR LEYENDO
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Aspectos legales que debes contemplar antes de iniciar tu Startup

Si tenían en mente empezar vender sus servicios o productos vía internet, y lo habían postergado, pues este es el momento ideal para retomarlo. Y si le agregan a esa idea, un componente innovador, entonces ya vas encaminado a crear tu primera Start-up.

Para iniciar, vamos a diferenciar a unemprendimiento común de una startup. Un emprendimiento común, es todo negocio que empieza, y no necesariamente es innovador. Puede ser que ya exista, y simplemente se está replicando el modelo de negocio porque se ha comprobado que funciona. De hecho, el emprendedor común espera que su negocio sea rentable a corto plazo.

Una startup si bien es un emprendimiento, se trata de un empresa que será escalable en el tiempo, pues el objetivo principal es validar una idea de negocio, que pueda crecer exponencialmente por su alto grado de novedad y disrupción. Dicha idea de negocio debe tener un componente innovador, que usualmente va ligado a la tecnología, por ser este el trampolín a crear soluciones disruptivas y ágiles. Y precisamente, por tener una complejidad tecnológica, la atención del emprendedor no solo va dirigida al modelo de negocio, la operación, y el mercadeo, sino que hay temas legales específicos que deben ser cubiertos, de acuerdo a cada tipo de startup para evitar riesgos legales. A continuación los asociados al comercio electrónico.

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Aspectos Legales a considerar:

Estructura Jurídica: cuando se trate de varios socios, lo primero es hacer un acuerdo de accionistas, sobre el cual se va a respaldar la creación de una sociedad anónima. Acto seguido deberás obtener tu aviso de operaciones. También puedes iniciar tu negocio a título personal, pero como vas a tener que firmar varios contratos tanto con proveedores como clientes, lo ideal es que sea bajo una persona jurídica para evitar situaciones que puedan afectar tus activos personales.

Propiedad Intelectual: dependiendo del tipo de startup, hay que considerar los aspectos de propiedad intelectual o de derechos de autor que debemos proteger. Por ejemplo, para la creación de un software, además de registrar la marca, y los derechos de autor, podría ser patentable. el caso que nos ocupa, que es la creación de startup basada en una plataforma de comercio electrónico, deberás registrar la marca, y comprar tu dominio de sitito web, que contenga el mismo nombre de tu marca, en caso de estar disponible.

Registro de dominio de Página Web: opcionalmente, podrás registrar el dominio de tu página web ante la dirección general de Comercio Electrónico del Ministerio de Comercio e Industrias de Panamá. Esto no es obligatorio, pero es una muestra de transparencia y buenas prácticas comerciales.

Protección de Datos Personales: deberás contemplar dentro de tu sitio web una política cumpla con todo lo dispuesto en la ley 81 de 2019 “Sobre protección de datos personales”, y obtener el consentimiento de los clientes para el tratamiento de los mismos y su almacenamiento. Dicha política debe ser escrita en un lenguaje sencillo, fácil de comprender.

Contratos con proveedores: si algunos de los servicios que ofreces en la plataforma son por cuenta de terceros, debes firmar contratos que contengan las prestaciones de cada parte, de forma clara. Se deben contemplar causas de fuerza mayor o caso fortuito, supuestos de indemnización, cláusulas de confidencialidad, precio, plazo, condiciones de renovación, propiedad intelectual, derechos, obligaciones, formas de pago, política de devoluciones, y por su puesto de privacidad.

Contratos por transacción online (consumidores): debes contemplar dentro del sitio de forma accesible las condiciones generales de las compras que realicen los clientes, y que sean aceptadas por los clientes antes de realizar sus pagos. Posterior a cada transacción se debe procurar automatizar un correo de confirmación de la compra a la dirección de correo proporcionada por cada cliente.

Pagos en línea: debes contar con un sistema de seguridad que proteja los datos personales y sensibles de tus clientes (tarjetas de crédito, identidad, etc).

La documentación legal debe ser a la medida…

Los riesgos legales que pueden acarrear una mala o nula gestión de los aspectos legales de una startup de este tipo, pueden repercutir en la reputación de la empresa, de sus dueños y en las finanzas. El paquete de documentación legal debe ser redactado a la medida de cada startup, pues va a depender del producto o servicio específico que vaya a venderse en línea. La asesoría de un abogado que maneje este tipo de negocios, será fundamental.

Para mayor información, contáctenos: hello@innovativlaw.com

Técnicas para generar ideas creativas

Canva

Antes de innovar, antes de reinventarnos en cualquier área, ocurre un proceso mental a través del cual se logra un aprendizaje, que nos permite generar ideas y que más adelante se convertirán en nuevos servicios o productos.

Dentro de la industria legal, con frecuencia existe una sensación de bloqueo o falta de ideas para innovar, producto de la formación esquematizada y estricta que recibimos en la universidad, compuesto por un plan académico escaso de materias destinadas a estimular nuestra creatividad. Consecuentemente, mantenemos un pensamiento vertical durante nuestra vida laboral.

Para mitigar esto, existen técnicas que nos conducen a desbloquearnos. Sin embargo, la misma receta no funciona para todos los ámbitos. Durante el curso que tomé sobre Innovación, Creatividad y Cambio con la Universidad de Penn State, aprendí alrededor de ocho técnicas, de las cuales hay dos que considero pueden funcionar muy bien para el sector legal, y hoy se las comparto:

  • La técnica Scamper,creada por Bob Eberlee, que por sus siglas que por sus siglas significa: Sustituir, Combinar, Adaptar, Modificar, Proponer otros usos, Eliminar y Reordenar, funciona para mejorar productos y servicios ya existentes.

Por ejemplo, tomemos un servicio legal tradicional, usualmente demorado y burocrático como lo es la confección de escrituras públicas para préstamos hipotecarios. Ahora apliquemos la técnica para transformarlo en un servicio innovador. Pregúntense lo siguiente:

S: ¿Qué podemos SUSTITUIR para bajar costos?

C: ¿Podemos COMBINAR este servicio con otro para aportar valor?

A: ¿Cómo lo podemos ADAPTAR para llegar a más personas?

M: ¿Qué puedo MODIFICAR para ahorrar tiempo?

P: ¿En qué otros usos podemos PROPONERLO?

E: ¿Qué puedo ELIMINAR para simplificarlo?

R: ¿Y si RE-ORDENAMOS el proceso?

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  • Brainwriting: esta técnica fue desarrollada en 1968 por el profesor Bernd Rohrbach, y se trata de una modificación del clásico Brainstorming, porque incentiva la participación grupal e igualitaria entre todos los miembros de una empresa, utilizando ideas escritas en vez de verbales.  

Supongamos que una firma de abogados desea crear un servicio para impulsar la comercialización de las marcas de sus clientes. Este escenario es ideal para utilizar el “Brainwriting”. Lo primero, es reunir un grupo de al menos 6 personas y explicarles claramente el asunto o problema que se quiere abordar.

Cada participante, deberá tomar un papel y anotar 3 o 4 ideas disruptivas, no importa que tan alocada o fuera de lo común suenen. Al cabo de 10 minutos, todas las notas se colocan sobre la mesa, y cada persona toma un papel distinto al suyo, donde va a anotar otra idea distinta a las que ya listó en un inicio. Esta operación puede repetirse hasta 2 veces. Terminado el proceso, se abre el debate a las distintas ideas, para encontrar el mejor proyecto a iniciar.

Beneficios: fomenta la interacción entre los grupos, y al tratarse de ideas escritas las personas pierden el miedo a expresarse. Hay una diversidad y estilos de pensamiento, lo cual es vital en cualquier proceso creativo. 

Ambas técnicas son perfectamente viables en la industria legal. Los invito a probar ambas, y a arriesgarse a innovar en sus servicios. Como bien lo dice Edward de Bono en su libro El Pensamiento Creativo:

“La creatividad proviene de los rebeldes. Los conformistas están muy ocupados aprendiendo las reglas del juego, aplicándolas, adaptándose. Los rebeldes, por el contrario están destinados a desafiar los conceptos existentes y a buscar nuevos modos de acción”(Bono, 2004).